工作繁琐无序、高效低效，何让很大部分原因在于个人不懂得时间管理。繁琐

有一种人，作变他们做事情杂乱无章，高效想到哪里做到哪里，何让一会想这个，繁琐一会想那个，作变结果最后一个都没有干成或者干好。高效

还有一种人，何让他们习惯在原地打转，繁琐不断重复做过的作变事情，或者在同一个点上反复打转，高效造成了时间和精力的何让极大浪费。

第一类人，繁琐美国神经科学专家色诺夫斯基称他们为多任务处理的人。他认为，多任务处理的人有时不是真的同时处理很多事情，只是他们的大脑快速在几件事上来回切换，这是低效工作的罪魁祸首。

那么，如何才能避免以上问题的发生呢？

下面小编将从时间管理和高效工作法两个维度给大家讲解。

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时间管理中有一个重要的方法，即GTD时间管理法。

GTD就是Getting Things Done的缩写，意思是“把需要做的事情处理好”，是一个必须要学习并且使用的管理时间方法。众多时间管理的书籍，都是基于GTD的思路衍生出来的。

GTD的核心理念概括就是必须记录下来所有要做的事，然后整理安排并使自己一一去执行。GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。

为了方便记忆，我把五个核心原则归纳为GTD三步法。

GTD三步法：

第一步：清空你的大脑内存（收集、整理） 第二步：把任何任务和项目具体成行动（组织） 第三步：执行并且回顾（回顾、执行）

GTD的核心理念在于清空大脑，然后一步步按照设定的路线去努力执行。

只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能够心无挂念，全力以赴地做好眼前的工作，提高效率。

为什么要清空你的大脑内存？这就提到蔡加尼克效应了。

蔡格尼克记忆效应（Zeigarnik effect），指人们对于尚未处理完的事情，比已处理完成的事情印象更加深刻。

人们天生有一种办事有始有终的驱动力，人们之所以会忘记已完成的工作，是因为欲完成的动机已经得到满足；

如果工作尚未完成，这同一动机便使他对此留下深刻印象。

因为蔡加尼克效应的存在，大脑更容易记住那些未完成的任务，并且牵扯着我们的注意力。压力不是来自任务本身，而是任务在大脑里的混沌塞积，造成心理的焦虑和抵触。

GTD的第一件事，是收集。

收集指，把任何需要跟踪处理的事情都放在“收集箱”，用外接硬盘去处理，而不是用自己的大脑去处理信息。

特别提醒，这里的事物收集包含所有需要处理的事情，工作只是一小部门，事物包括给父母打电话，家里要买卫生纸，朋友的生日等所有你将处理的项目和琐事。

把所有事件收集起来后，第二个步骤就是整理，这里整理使用三个原则。包括：两分钟原则、四象限整理法、每日事物处理的1-3-5规则。

1、两分钟原则

任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去做。两分钟是一个分水岭，这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。

2、艾森豪威尔定律

我们把每天要做的事情根据重要和紧急程度分成四个象限，这种分类方式被称为艾森豪威尔矩阵。

它依据“重要”和“紧急”程度，将任务分为四类：

• 第一象限-重要且紧急-立刻马上做
• 第二象限-重要但不紧急-安排时间做
• 第三象限-不重要不紧急-放弃不做
• 第四象限-紧急但不重要-安排别人做

上图已经看起来非常直观了，我们的时间应该尽量全部花在第一第二象限中，也就是紧急重要的事，或是不紧急但是重要的事情上。

而归类在第三第四象限的事情，我们要找到办法从中解脱出来。

• 第一象限的任务毋庸置疑很重要，而且有明确的临近期限，理所当然应该获得最高优先级，立刻着手行动；
• 第二象限的事由于不紧急，就容易被忽略，因为总有那些“重要而紧急”的事情占据了我们的注意力—直到把它们拖成了“重要且紧急”，因此应当重点关注。
• 第三象限的事项无关紧要，完全可以忽略。如果真的安排了时间优先做这一部分，很可能是在避重就轻，陷入拖延；
• 第四象限是让我们看起来碌碌无为的罪魁祸首，所以要尽可能少做，或安排别人去做，把时间留给重要的事情。

落实到操作层面，我们可以利用多人协同工具——伙伴云进行多任务管理。

如下图所示，我们可以将任务的优先级别按照四象限方式进行区分；或者通过P0、P1、P2、P3...进行划分；再简单点的话，还可以直接用高、中、低来区别，最后再用不同的颜色进行标记。

图片源自：伙伴云任务管理系统模板（扫码自取）

3、1-3-5规则

在使用2分钟法则和四象限法则后，做每日计划时，可以遵循1-3-5规则。 每天列出所有你需要做的事，然后，你每天的目标就是完成1件大事，3件不大不小的事，以及5件小事。千万不要高估自己的能力，根据数据统计，人每天处理三件重要的事，已经可以称之为高效了。 在结束一天的工作时，你要界定好第二天的1-3-5，这样你就做好了准备，第二天早上可以立即可以进入工作状态。

在把事件做了初步整理后（处理完2分钟搞定的项目，删除不需要做的项目；委派别人可以代为处理的项目和事件后），我们可以把项目根据分类放入以下三个清单。

1.下一步行动清单 2.等待清单 3.将来/可能清单

1.下一步行动清单

单一事件可以直接列入行动清单；

如果一个事件可能涉及很多的步骤和行动，我们称之为“项目”。

虽然步骤很多，但是其中一定会有你需要首先去做的事情，这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。

然后我们使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。

2.等待清单

等待清单的事件指，现有资源不足以支持采取下一步行动，事件要不需要他人协助，要不需要等待外部事件和资源。

针对等待清单事件，应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者需要发出一个提醒。

3.将来/可能清单

这些事情你需要在某个点去做，但是不是马上。例如：“学习英文”，或者“出国旅游”等。

可以在你的清单账户中，设定一个愿望清单，把你所有想实现的愿望都记录下来，放到愿望清单里，适时回顾并且完成。

如果你把你的时间都花在组织工作，而不是做它们，那么所有的GTD系统都是不好用的！

做比想重要，先完成再完美 ！！

1、利用可视化看板视图，把控任务整体进度

通过一张看板，我们可以将任务拖动起来，调整任务状态，任务执行人，让任务进度清晰可见。

比如，当我们任务状态从【未开始】更换为【进行中】时，直接拖拽就可以实现。

在看板视图的呈现上，伙伴云具有【侧边栏打开】设置，设置后一旦选中xx状态下的xx任务，右侧会自动显示该xx任务的详细信息，再不用返回到原表格了，省时省力。

2、日历视图，随时调整日程安排，节点清晰、任务进度全掌握

伙伴云的日历视图功能，可以把工作写进“日历”，按天、周、月安排日程；点击事项即可查看详情，一眼get待办清单。

比如市场部部门同事发布会准备两周，Excel在群里更新了20版；项目流程长，交付节点，同事自己也搞不清。

用伙伴云「日历视图」，拆解任务清单↓看头像确认负责人，进度流程人人有数，任务安排有条不紊！

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3、清楚任务耗时，做到心中有数

一旦任务完成后，小组负责人进入伙伴云系统更新任务完成时间后，点击保存，系统就可以自动计算整个任务的耗时，任务耗时可设置精准到小数后两位，高效无误。

最后，我们需要按日回顾、周回顾、月回顾来总结GTD系统。

一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

如果你不至少每天或者只要你有时间就回顾检查，那么你的行动和提醒的列表将会变的毫无用处。 这里，可以利用伙伴云仪表盘进行辅助复盘总结。

仪表盘中的筛选组件，可以动态筛选相关数据。比如我们可以统计下xx部门xx时间内的任务整体完成情况、个人任务的完成情况、任务完成进度...

图片源自：伙伴云任务管理系统模板（扫码自取）

小编最近读了《麦肯锡工作法——麦肯锡精英的39个工作习惯》，把其中的概要梳理出来，并附上自己的思考，与大家共勉。

麦肯锡的“空雨伞”模型，是指通过观察客观事实（天空布满乌云），分析后续的事物发展（可能会下雨），并提出解决方案（带上雨伞）。

举个例子帮助大家理解到底是什么意思。

假设有一天，你抬头看见了天空中的乌云，猜测今天可能会下雨，于是你决定带一把雨伞出门。

这是生活中一个常见的情景，其中包括 3 个重要的元素：空、雨、伞

「空」：就是抬头看着天空，也就是对现状、事实或问题的观察和理解。

「雨」：就是可能要下雨，也就是对原因的分析和解释，根据信息对未来作出预测和判断。

「伞」：就是出门的时候带上雨伞，也就是根据之前的预测，计划采取的措施、决策与行动。

在这个模型的背后，包括分析思维的 3 个关键步骤，

• 从理解现状，到分析原因，再到预测未来；
• 从事实，到判断，再到行动；
• 从「是什么」（What），到「为什么」（Why），再到「怎么办」（How）；

受到这个模型的启发，通过伙伴云页面搭建了[制定工作基本盘+核心任务+本周任务的形式]的模板，通过这个模板你就可以分析自身现状和优势，制定任务目标，安排每周的任务；

图源：伙伴云麦肯锡高效工作法模板（含工作OKR、PDCA复盘)

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“金字塔原理”，是麦肯锡公司第一位女咨询顾问芭芭拉·明托提出的，指的使用结构化思维来分析、拆解问题。
这种方法不神秘，简单说，就是把一个复杂的问题拆解成若干子问题，再把每个子问题拆解成更小的问题，层层细化，构建出一个金字塔结构。

这种思维方式可以帮我们将问题化繁为简，适用于各个行业和不同的领域。凡是有关思维模式，认知，组织的问题，几乎所有解决方案都来自金字塔原理。

小编通过对金字塔模型的了解，得知了目标分解的重要性，无论是在工作上还是学习上，我们都要学会目标任务的分解，所以我就通过伙伴云[页面]搭建了工作OKR，它不仅仅能够帮助我们进行任务的拆分，而且还能够做到进度的查看。

比如自己的视频进度表;

通过表格，我把流程为五步：脚本、拍摄、剪辑、字幕、发布，在这里我可以看到每一步的完成情况。
文案进度表，完成某一步骤，只需打勾即可。

图源：伙伴云【麦肯锡高效工作法】模板（含工作OKR、PDCA复盘)

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逻辑树是麦肯锡公司咨询顾问提出的问题分析方法，又被称为问题树、演绎树和分解树等。

逻辑树分析法是把复杂问题拆解成若干个简单的子问题，像树枝那样逐步展开，将各个小问题逐个击破。

麦肯锡的逻辑树理论具有以下这些作用：

• 能够清晰可视地呈现问题，所有人都能够理解问题的不同组成部分。
• 如果应用得当，它们能够全面地呈现问题，因为所有相关内容都可以体现在逻辑树中。
• 能够产生明确的假设，可以用数据和分析加以测试。

在读到这个模型时，我还想到了PDCA模型。所以在在使用时，我们还可以与PDCA模型相结合，更加精准的进行问题分析。

PDCA循环又叫质量环，是安照Plan（ 计划）、Do（ 执行） 、Check（ 检查） 和Action（处理）的顺序进行质量管理，并且循环不止地进行下去的科学程序， 已是管理学中的一个通用模型。

PDCA四个英文字母及其在PDCA循环中所代表的含义如下：

Plan计划：包括方针和目标的确定，以及活动规划的制定
DO执行：根据已知信息，设计具体的行动方案；再根据方案和计划布局，落实计划。
Check检查：总结结果，明确效果，找出问题。
Act处理：检查的结果和问题进行具体处理，没有解决的问题进入下一个PDCA循环。

因此，对于问题的分析，为了提高它的精准度，我就以PDCA模型为基础进行了设计。

这个列表可以用来反思工作流程和工作效果，是否有拖延，有什么重要的收获，何处需要改进，以及下一步行动如何。很好的改进了我的拖延症。

图源：伙伴云麦肯锡高效工作法模板（含工作OKR、PDCA复盘)

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SCQA模型通过四个关键元素：情景+冲突+疑问+答案，建立了一个精确而有逻辑的表达框架。同时，它也能够帮助你构建合理的逻辑链条，让你的项目或任务逻辑更容易理解。

1）情景：通过描述背景和现状引入话题，这个元素帮助别人了解你要讨论的具体情况，并为接下来的表达打下基础。

2）冲突：介绍完情景之后，引入一个核心问题、挑战或者冲突，以激起别人的兴趣和好奇心。冲突是内容最吸引人的部分，它能够让你的表达更引人入胜。

3）疑问：在抛出冲突之后，引出一个明确的问题，这个问题将激发别人的思考和探究的欲望，让他们一同步入你独特的思考路径。

4）答案：在引入问题之后，你需要提供具有说服力的答案，你的的答案要清晰明了、逻辑严谨、结论明确。这是整个表达的核心，对于别人来说，答案才是他们最关注的部分，诸如解决他们的问题、或是提供他们想要的服务。

看到这个模型后，我觉得它不仅能够用于生成精确而有逻辑的表达框架，而且对于我们在工作或生活中生成好的idea有极大的帮助。

比如，对一个博主来说：

• 情景：就是我们通过外部的场景和借助外部的平台找取灵感，找到合适的作为候补选题
• 冲突：就是预测这个背景或选标题的变现模式，分析它可能产生发问题。
• 问题：就是对这些问题进行学习调研
• 答案：就是找到问题的原因和提出针对性的解决方案

这样一套流程下来就是比较完整的一个Idea的产出了～

所以，我基于这个模型，做了一些改变，生成了【工作日志】的模块：
这里主要用来收集工作想法，内容策划、候补选题、灵光一闪的想法、需要去学习的内容、博主分析等等。不清楚自己下一步干什么，可以来看看这里。

学会《麦肯锡工作法》，让我们不进麦肯锡也能变成优秀的“麦肯锡人”，在团队中脱颖而出。但以上只是小编读过书后提取出的能够实现高效率工作的一部分，大家有什么高效方法可以评论区留言哦~

希望大家都能够可以借助文章同款[麦肯锡高效工作法]模板提高工作效率！

小编福利~

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总之，大家可以根据按照我说的办法进行一一改进，当我们把工作效率提高上来了，工作完成的早，自然就有更多的时间在公司“混水摸鱼”啦。

以上～